Artykuł nr 119 | 2012-08-31 17:39:28

Jak napisać pismo urzędowe?

 

Styl pisma urzędowego

Sonda

Sprawy w urzędach załatwiam:

Pismo urzędowe jest dokumentem, a tym samym powinno być napisane w stylu urzędowym i z zachowaniem stosownego tonu. W tego typu pismach zwykle zwracamy się z prośbą o wyjaśnienie jakiejś sprawy, wydanie pozwolenia, czy przyznanie dofinansowania, zależy nam więc na tym, by sprawa zakończyła się pomyślnie, dlatego tak ważne jest zachowanie odpowiedniego stylu wypowiedzi.

Pisma urzędowe zawsze trafiają w ręce kierowników lub dyrektora urzędu, zatem zanim przejdziemy do sedna sprawy należy odpowiednio rozpocząć tekst zwrotem grzecznościowym (Szanowny Panie/Szanowni Państwo). Treść pisma w żadnym razie nie może być napastliwa i niegrzeczna (mieliście zrobić, tyle czasu czekam, a wy nic, co to za głupi urząd, mój sąsiad postawił płot na moim podwórku etc.).

Wszystkie zdania powinny być proste, krótkie i w zrozumiały sposób przedstawiać opisywaną sprawę. Należy unikać zdań zawiłych oraz nacechowanych emocjonalnie. Wypowiadając się należy zachować formę bezosobową i stronę bierną (w nawiązaniu do.../lokal mieszkaniowy znajdujący się pod adresem.../wadliwa konstrukcja urządzenia/działka sąsiadująca z...).

Treść właściwa dokumentu powinna być podzielona na akapity, które powinny być spójne treściowo oraz wynikać jeden z drugiego. W pierwszym akapicie należy krótko i zwięźle opisać, czego dotyczy pismo/sprawa, w następnych akapitach należy kolejno przedstawić fakty, wyjaśnić sprawę i uzasadnić nasze stanowisko.

Ostatni akapit powinien nawiązywać do akapitu pierwszego, stanowić podsumowanie i ostateczne wyjaśnienie stanowiska autora pisma, w dobrym tonie jest także zawarcie grzecznościowego wyrażenia nadziei o pozytywne/korzystne rozstrzygnięcie sprawy, bądź, z przyczyn wyjaśnionych w rozwinięciu treści, o rozstrzygnięcie sprawy w określonym terminie.

Poniżej ostatniego akapitu, bliżej prawej strony dokumentu należy umieścić zwrot grzecznościowy (np. Z poważaniem, Z wyrazami szacunku) oraz odręczny podpis. Po napisaniu pisma sprawdzamy je pod kątem interpunkcji, ortografii i stylistyki, a także raz jeszcze, dla upewnienia się czy na pewno wszystko zostało w piśmie zawarte, czytamy je i ewentualnie poprawiamy.

Szukaj okazji!

Dodaj Komentarz Jak napisać pismo urzędowe?

comments powered by Disqus